Nordseegeflüster: Wie Fiete und Tom den Service bei Upstalsboom revolutionieren

Das Upstalsboom Hotel Wyk auf Föhr arbeitet seit Mai 2021 erfolgreich mit Chatbot Fiete zusammen. Seit nicht allzu langer Zeit ist nun auch das Upstalsboom Hotel Langeoog mit einem unserer KI-Helfer ausgestattet! Die Zusammenarbeit mit den Upstalsboom Hotels schreibt viele Erfolgsgeschichten. Wir freuen uns, euch zwei davon heute vorstellen zu dürfen.

Das Upstalsboom Hotel Wyk auf Föhr ist ein wahrer Geheimtipp auf der Nordseeinsel Föhr. Mit einem unvergleichlichen Blick über den Strand auf die Nordsee und die Halligen bietet das Hotel nicht nur eine atemberaubende Lage, sondern auch einen erstklassigen Service. Das Hotel hat seit seiner Eröffnung zahlreiche Herausforderungen gemeistert und ist bekannt für seine einzigartige Kombination aus Tradition und Innovation.

Ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung war die Einführung unseres KI-Chatbots Fiete. Der digitale Concierge mit typisch nordfriesischen Namen hat sich schnell als unverzichtbares Mitglied des Teams etabliert. „Ich war anfangs skeptisch“, gesteht Natascha, die für Projektentwicklung und Organisation verantwortlich ist. „Aber Fiete hat sich als unglaublich hilfreich erwiesen und nimmt uns viele repetitive Aufgaben ab.“

Der Chatbot beantwortet inzwischen 98% der Gästeanfragen automatisch, was zu einer erheblichen Entlastung des Rezeptions- und Reservierungsteams geführt hat. Anja, die im Marketing tätig ist, ergänzt: „Viele Gäste glauben tatsächlich, dass da ein echter Mensch antwortet, was für Fietes Qualität und Natürlichkeit spricht.“ Besonders häufige Fragen, wie die nach der Hundepolitik des Hotels, werden nun schnell und routiniert von Fiete beantwortet.

Die Einführung des Chatbots war ein Teil eines umfassenden Digitalisierungsprozesses, den das Hotel verfolgt. Von papierlosen Prozessen über digitale Aufsteller bis hin zu einem Online-Reservierungstool für den Spa – das Upstalsboom Hotel Wyk auf Föhr setzt konsequent auf moderne Technologien, um den Service zu verbessern und die Arbeitsabläufe zu optimieren.

Natascha und Anja sind stolz darauf, Teil dieses fortschrittlichen Teams zu sein. „Wir haben in den letzten Jahren viel erreicht, aber es gibt immer noch Raum für Verbesserungen“, erklärt Natascha. Sie träumt von einem oder einer KI-Beauftragten im Hotel, der oder die das Team bei der Umsetzung weiterer digitaler Innovationen unterstützt.

„Fiete ist wie ein stiller Mitarbeiter, der uns den Rücken freihält“

Die Gäste des Upstalsboom Hotels Wyk auf Föhr schätzen die gelungene Mischung aus persönlichem Service und digitaler Effizienz. Dank Fiete und der fortschrittlichen Digitalisierung können sich die Mitarbeitenden auf das Wesentliche konzentrieren: den unvergesslichen Aufenthalt für die Gäste. „Fiete ist wie ein stiller Mitarbeiter, der uns den Rücken freihält“, fasst Anja zusammen. Diese Kombination aus menschlicher Wärme und technologischem Fortschritt macht das Upstalsboom Hotel Wyk auf Föhr zu einem besonderen Ort, der die Gäste immer wieder aufs Neue begeistert.

Auch das Upstalsboom Hotel Langeoog ist ein wahres Juwel auf der gleichnamigen Nordseeinsel. Mit 48 Zimmern, einem großen Schwimmbad und nur wenige Minuten vom Strand entfernt, zieht es eine bunte Mischung von Gästen an – von Familien mit Kindern und Hunden bis hin zu Ruhe suchenden Urlauber*innen. Doch die wahre Stärke des Hotels liegt nicht nur in dessen Lage, sondern in der Digitalisierung.

Im März 2024 führte das Upstalsboom Langeoog unseren DialogShift KI-Chatbot ein. Tom, benannt nach der friesischen Häuptlingsfamilie Tom Brok, ist mehr als nur ein technisches Werkzeug – er ist ein digitaler Concierge, der den Charakter und die Gastfreundschaft des Hotels widerspiegelt. Der Chatbot wurde schnell zu einem unverzichtbaren Mitglied des Teams. Gäste können via QR-Code beispielsweise  Informationen zu Frühstückszeiten, Spa-Angeboten und vielem mehr von ihrem Zimmer aus erfragen, was die Rezeption erheblich entlastet hat.

„Ich hätte nie gedacht, dass durch den Bot wirklich so viele Buchungen zustande kommen. Jetzt sehen wir die positiven Effekte in Zahlen und wissen, dass sich die Arbeit gelohnt hat,“ berichtet Viktoria, die für Reservierungen und Revenue-Management zuständig ist. Ihre Begeisterung teilt auch Romina, die Hoteldirektorin: „Wir schaffen die Grundlage, damit unsere Mitarbeitenden ihre private Freizeit genießen und mit voller Kraft zur Arbeit kommen können.“ 

„Ich hätte nie gedacht, dass durch den Bot wirklich so viele Buchungen zustande kommen. Jetzt sehen wir die positiven Effekte in Zahlen und wissen, dass sich die Arbeit gelohnt hat.“

Chatbot Tom ist nicht nur effizient, sondern auch charmant. „Besonders gut gefällt mir, dass der Chatbot genau so antwortet, wie wir reden." 99% der Anfragen werden automatisch beantwortet", sagt Viktoria. Diese Effizienz ermöglicht es dem Team, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren – die Gäste mit persönlichem Service zu verwöhnen. Inzwischen nutzt das Hotel auch die gleiche KI für die Beantwortung von Emails. Mit dem spezifischen Hotelwissen und der Tonalität des Hotels ausgestattet, schreibt die Email KI Email-Antworten an Gäste. So wird das Team doppelt so schnell mit der Bearbeitung von Emails.

„Besonders gut gefällt mir, dass der Chatbot genau so antwortet, wie wir reden. "

Das Hotel zeichnet sich zudem durch seine starke Fokussierung auf die Vereinbarkeit von Karriere und Familienleben aus, wie Romina erzählt. Dank der Unterstützung des Unternehmens und der flexiblen Arbeitsmodelle fand sie einen Weg, beides parallel zu meistern.

Auch in puncto Digitalisierung zeigt sich das Upstalsboom Hotel Langeoog als Vorreiter. Neben dem Chatbot werden digitale Lösungen wie Dienstplan-Apps genutzt, die den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Schichten flexibel zu planen. „Wir können tolle Rahmenbedingungen schaffen. 

Uns ist die private Freizeit von den Mitarbeitern unheimlich wichtig, damit sie dort wieder zu Kräften kommen und von innen heraus glücklich sind. Das ermöglichen wir durch digitale Lösungen“, betont Romina. Das Upstalsboom in Langeoog ist also nicht nur ein beliebtes Urlaubsziel, sondern auch ein attraktiver Arbeitgeber.

Beide Hotels zeigen, wie Digitalisierung und menschliche Fürsorge Hand in Hand gehen können. Wir freuen uns riesig auf die weitere Zusammenarbeit mit den Upstalsboom Hotels und sind gespannt, was Fiete, Tom und die anderen KI-Concierges noch alles leisten werden. Ein großes Dankeschön an Natascha, Anja, Romina und Viktoria, die sich die Zeit genommen haben, uns Einblicke in ihre Erfahrungen und Erfolge zu geben. Ihr Engagement und ihre Offenheit haben diese Erfolgsgeschichten erst möglich gemacht. Auf viele weitere erfolgreiche gemeinsame Projekte!

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